Một doanh nghiệp muốn hoạt động thì cần phải có quy trình. Quy trình có thể ở mức độ tổng quát cho cả công ty, hoặc có thể chi tiết cho từng phòng ban, hoặc nhỏ tới từng vai trò của người thực hiện. Để hoạt động được hiệu quả, doanh nghiệp cần phải mô hình hóa quy trình, từ đó có hướng xử lý điều chỉnh quy trình một cách hợp lý.
Bài viết sau đây mô tả các bước để Mô hình hóa quy trình cho doanh nghiệp.
CÔNG CỤ MÔ HÌNH HÓA QUY TRÌNH
Để mô hình hóa, ta cần sử dụng các công dụng hỗ trợ. Một số các công cụ đề nghị:
- Microsoft Word/ Microsoft Excel/ Microsoft PowerPoint
- Drawing (Open Office).
- Microsoft Visio.
- XSOL.
- …
Tùy thuộc vào nhu cầu và khả năng của doanh nghiệp mà sử dụng công cụ phù hợp. Ta có thể tận dụng các tính năng Shapes của Word, Excel để vẽ. Hoặc nâng cấp hơn thì có Visio hoặc Drawing được hỗ trợ tốt hơn cho phần vẽ mô hình. Tuy nhiên các công cụ này có một điểm yếu là chỉ hỗ trợ ở mức vẽ mô hình, không hỗ trợ thêm các tính năng khác như quản lý quy trình con, quản lý vai trò, phòng ban, hay xuất dữ liệu ra các định dạng liên kết.
Phần mềm XSOL hỗ trợ rất tốt các phần này. Các bạn cũng có thể tham khảo thêm các phần mềm khác phù hợp hơn với công ty. Một số tính nay hay của XSOL:
- Thiết lập quy trình tổng, quy trình con.
- Liên kết giữa các quy trình.
- Chi tiết đến từng loại công việc.
- Chi tiết đến từng vai trò của phòng ban, nhân viên.
- Hỗ trợ export ra dạng HTML giữ nguyên liên kết giữa các quy trình.
- Hỗ trợ export ra dạng Excel theo vai trò của phòng ban, nhân viên.
- …
Phần tiếp theo mình hướng dẫn xây dựng mô hình dựa trên các công cụ trong bộ Microsoft Office.
XÁC ĐỊNH QUY CHUẨN TRONG MÔ HÌNH
Sau khi chọn công cụ, ta dựa vào đó để xây dựng các quy chuẩn liên quan tới mô hình. VD:
VD. Quy trình báo giá – sử dụng công cụ Microsoft Visio
XÁC ĐỊNH CƠ CẤU PHÒNG BAN CHỨC NĂNG
Cần xác định vai trò, chức năng của từng phòng ban để từ đó đưa vào quy trình cho phù hợp.
Một số bước trong quy trình có thể phải đi qua nhiều cấp duyệt (VD: Quy trình mua hàng, có nhiều cấp duyệt dựa vào giá trị hàng mua) thì cần ghi rõ từng cấp để đưa vào quy trình.
XÂY DỰNG MÔ HÌNH TỔNG QUÁT
Tùy vào mô hình hoạt động như Công ty sản xuất/ Phân Phối/ Vừa Sản Xuất vừa Phân Phối, mô hình tổng quát của doanh nghiệp sẽ khác nhau.
VD. Mô Hình Quy Trình Công Ty Sản Xuất
Mô hình này thể hiện mối liên kết giữa các phòng ban và đường đi của dữ liệu. Mỗi phòng ban lại có những quy trình của riêng phòng ban đó.
XÂY DỰNG MÔ HÌNH QUY TRÌNH CHI TIẾT
Dựa vào quy trình tổng quát, tiếp tục vẽ quy trình chi tiết.
VD. Với quy trình “Sales Process”, ta có thể vẽ các quy trình con theo phòng ban như sau: Quy trình chính: Quote to Sales Order
- Các quy trình liên quan:
- Quy trình tạo mới khách hàng.
- Quy trình điều chỉnh khách hàng.
- Quy trình duyệt hạn mức công nợ.
- …
THỰC HIỆN MÔ TẢ CHO QUY TRÌNH
Với mô hình, ta có thể thấy được một cách tổng quát các công việc phải làm, đường đi của dữ liệu. Tuy nhiên để rõ hơn nội dung, ta cần phải có phần mô tả.
Về cơ bản, phần mô tả nên có các phần sau
| STT | BƯỚC | PHÒNG BAN/ NGƯỜI THỰC HIỆN | MÔ TẢ | ĐẦU VÀO | ĐẦU RA |
| 1 | Gởi yêu cầu báo giá | Customer | Khách hàng yêu cầu báo giá qua Email, điện thoại | Yêu cầu báo giá | |
| 2 | Nhận yêu cầu báo giá, Kiểm tra thông tin | Salesperson | Kiểm tra thông tin khách hàng, mặt hàng, số lượng cần báo giá | Yêu cầu báo giá | Kết quả kiểm tra |
| 3 | Lập Báo Giá và gởi cho Khách hàng | Salesperson | Lập báo giá trên hệ thống, in ra gởi khách hàng | Kết quả kiểm tra yêu cầu báo giá | Báo giá đã được tạo và gởi cho khách hàng |
| 4 | … |
LẤY Ý KIẾN VỀ QUY TRÌNH
Một quy trình trước khi ban hành nên có tập hợp ý kiến từ các phòng ban để có sự thống nhất, hoặc qua đó có điều chỉnh hợp lý.
BAN HÀNH QUY TRÌNH
Thực hiện ban hàng quy trình, phổ biến cho các phòng ban về chức năng, nhiệm của của từng phòng ban để biết và tiến hành thực hiện theo đúng quy trình.
Nguyễn Khôi Nguyên 